Teamassistenz (m/w/d)

Bremen

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Über uns

Jetzt Teil der Denkmalstadt GmbH werden – ehemals Überseeinsel GmbH

2018 gründeten wir die Überseeinsel GmbH, um das ehemalige Kellogg´s-Areal in ein neues Stadtviertel zu verwandeln. Bis heute sind wir stark gewachsen und haben unser Wirkungsfeld ausgeweitet.

Jetzt gehen wir den nächsten Schritt: Mit der denkmalstadt GmbH realisieren wir außergewöhnliche Neubauten, widmen historische Gebäude um und halten eigenen Bestand – in Bremen, national und international.
Wir finden neue Lösungen für nachhaltiges Bauen, für das Leben in Städten und Quartieren sowie für autofreie und grüne Stadtentwicklung. Eigenverantwortung geht bei uns über Hierarchie und Ideen über Konventionen. Denk mal die Stadt neu – mit uns!

Unsere Büros in Bremen liegen mitten in unserem Plangebiet auf der Überseeinsel, in der Überseestadt und direkt an der Weser. Von hier aus erreichen wir alle Bauprojekte in Bremen quasi „zu Fuß“ und koordinieren und bewirtschaften weitere Projekte und Objekte auf Norderney, Rømø und Borkum, in Hamburg, Hannover und Lübeck. So können wir dir eine langfristige berufliche Perspektive mit viel Abwechslung bieten. Dazu gibt es ein Team aus jungen und erfahrenen Mitarbeitenden, das sich gegenseitig unterstützt – und natürlich ein attraktives Gehalt und zusätzliche Benefits.

In unserem Team arbeiten Projektentwicklerinnen im Bau- und Infrastrukturbereich, Architekt:innen, TGAs, Immobilienkaufleute, Haustechniker:innen, Buchhalter:innen und Verwaltungskräfte.

Zur Verstärkung unseres Bremer Teams suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Teamassistenz (m/w/d)

Deine Position – gestalte die Zukunft unserer Projekte

In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du unsere projektbezogenen Bereiche in organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Themen. Du koordinierst Termine, Reisen, Veranstaltungen und projektbezogene Unterlagen, unterstützt bei Ausschreibungs-, Vergabe- und Abstimmungsprozessen und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Teams, internen Bereichen und externen Ansprechpersonen.

Deine Aufgaben:

Termin- und Besprechungskoordination

Organisation und Koordination interner und externer Termine, einschließlich Mitarbeiter und Probezeitgesprächen, Besprechungen mit Partnern sowie anschließender Terminabstimmungen.

Veranstaltungen und Führungen

Organisation interner Veranstaltungen wie Messen, Get-together oder Retreats sowie Vorbereitung und Koordination von Führungen.

Dokumenten- und Datenpflege

Anlegen, Pflege und Nachhalten zentraler Dokumente wie Projektbeteiligtenlisten, Organigramme, Gesellschaftsübersichten und Sitzpläne.

Prozesse und Vorlagen

Aufbau und Standardisierung administrativer Prozesse, insbesondere Laufwerkstrukturen, Dateibenennungen und SharePoint-Ablagen, sowie Erarbeitung und Formatierung von Vorlagen wie Bauverträgen oder Mängelanzeigen.

Systeme und Zugänge

Verwaltung des Poolarservers, Einholen von Angeboten für neue Räume, Anlegen neuer Mitarbeitender, Freigabe externer Zugänge und Bearbeitung von Rechnungsfreigaben.

Recherchen und Abfragen

Abfrage von Bonitätsauskünften über Creditreform sowie Recherche und Bestellung von Fachliteratur, zum Beispiel über BKI Online.

Teammeetings und Protokolle

Teilnahme an Teammeetings, Protokollführung sowie Nachverfolgung daraus entstehender organisatorischer Themen und Terminabstimmungen.

Onboarding und Teamunterstützung

Unterstützung beim Onboarding, insbesondere Sitzplatzverteilung und technische Ausstattung, sowie allgemeine Assistenz- und Unterstützungsleistungen für Planung, TGA und Bau.

Projekt- und Verwaltungsthemen

Unterstützung bei Bauanträgen, Angebotsanfragen und Auftragserteilungen, Kontrolle von Angeboten und Rechnungen sowie Pflege und Abstimmung von Versicherungsthemen mit NW-Assekuranz.

Dein Profil – das bringst Du mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, in der Immobilienwirtschaft, im Bau- oder Projektumfeld oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs-, Projektassistenz- oder Back-Office-Funktion, idealerweise mit Bezug zu Bau, Planung, Immobilien, Projektentwicklung oder Architektur
Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten
Freude an organisatorischen Aufgaben, Terminabstimmungen und der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel und Erfahrung mit digitalen Ablagesystemen wie SharePoint ist von Vorteil
Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Kontakten
Interesse an Bau- und Planungsprojekten sowie Bereitschaft, sich in projektbezogene, kaufmännische und versicherungsbezogene Themen einzuarbeiten
Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen und Informationen
Selbstständige Arbeitsweise, Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
Lust, Prozesse, Standards und organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln

Was wir Dir bieten

Die denkmalstadt GmbH bietet Dir eine langfristige Perspektive mit einer verantwortungsvollen und vielseitigen Tätigkeit. Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft aktiv mit!

Deine Vorteile bei uns:

Flexibles Arbeiten: Möglichkeit des mobilen Arbeitens nach Absprache im Team sowie flexible Arbeitszeiten mit einer Kernarbeitszeit für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Finanzielle Vorteile: Attraktive Vergütung sowie die Möglichkeit, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge zu nutzen
Gesundheit & Mobilität: Firmenfitness, BusinessBike, Zuschuss zur Bildschirmbrille sowie Zugang zu einer betrieblichen Sozialberatung
Mitarbeiterangebote: Zugang zu Vorteilsportalen (z. B. Corporate Benefits) und regionalen Gutscheinsystemen
Exklusive Kooperationen: Vergünstigungen bei ausgewählten Gastronomiebetrieben, Sonderkonditionen bei Hotelübernachtungen in der Guldsmeden-Gruppe sowie ermäßigter Eintritt für die Nutzung unserer Eislaufbahn
Extras mit Spaßfaktor: Mitarbeiterevents und gemeinsame Feierabendrunden
Karriere & Entwicklung: Individuelle Weiterbildungsangebote und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Eigenverantwortung
Teamspirit: Ein engagiertes Team, das gegenseitige Unterstützung und partnerschaftliche Zusammenarbeit lebt
Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter: Attraktive Prämie bei erfolgreicher Empfehlung neuer KollegInnen

Jetzt bist Du dran! 

Hast Du Lust, mit uns die Zukunft zu gestalten?

Bewirb dich in nur wenigen Minuten – ein Lebenslauf wäre super, ein Anschreiben kein Muss aber gern gesehen.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

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